10 Contoh Pesan Otomatis WhatsApp Bisnis untuk Respon Cepat Pelanggan

Contoh pesan otomatis whatsapp bisnis – Dalam dunia bisnis yang serba cepat, memberikan respons cepat adalah kunci untuk dapat menjaga kepuasan pelanggan. Salah satu cara yang efektif untuk melakukannya adalah dengan menggunakan pesan otomatis WhatsApp bisnis.

Mengapa penting bagi Anda sebagai pemilik bisnis mengandalkan pesan otomatis di WhatsApp bisnis? Selain menghemat waktu, fitur ini dapat meningkatkan efisiensi layanan pelanggan dan memastikan pelanggan merasa dihargai. Di artikel ini, kita akan membahas contoh pesan otomatis WhatsApp bisnis yang dapat Anda gunakan.

Apa Itu Pesan Otomatis di WhatsApp Bisnis?

source image: freepik

Pesan otomatis di WhatsApp bisnis adalah fitur yang memungkinkan Anda untuk merespons pelanggan secara cepat dan otomatis tanpa harus langsung terlibat dalam percakapan. 

Fitur ini sangat membantu, terutama bagi bisnis yang ingin menjaga interaksi dengan pelanggan tetap berjalan, meski sedang berada di luar jam operasional atau untuk menghadapi lonjakan pesan yang sulit ditangani secara manual.

Salah satu keunggulan besar dari pesan otomatis di WhatsApp bisnis adalah kemampuannya untuk mengurangi beban kerja tim Anda. Dengan adanya auto reply, Anda bisa mengatur pesan untuk merespons pelanggan sesuai dengan situasi tertentu, seperti saat Anda sedang berada di luar jam kerja atau out of office (OOO).

Jenis-Jenis Pesan Otomatis

Ada beberapa jenis pesan otomatis yang bisa Anda manfaatkan di WhatsApp bisnis, di antaranya adalah:

• Pesan di Luar Jam Kerja (Away Messages)

Pesan ini digunakan untuk memberi tahu pelanggan bahwa Anda sedang tidak tersedia, yang biasanya digunakan pada saat di luar jam operasional bisnis. Jenis pesan ini dapat menginformasikan kapan Anda akan kembali aktif dan kapan pelanggan bisa berharap mendapatkan balasan.

• Pesan Sambutan (Greeting Messages)

Pesan sambutan dikirim secara otomatis ketika pelanggan pertama kali menghubungi bisnis Anda melalui WhatsApp. Ini bisa menjadi cara yang baik untuk memperkenalkan bisnis dan memberi kesan profesional.

• Balasan Cepat (Quick Replies)

Fitur ini memungkinkan Anda membuat pesan yang sudah dipersiapkan sebelumnya untuk pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan oleh pelanggan. Dengan hanya satu klik, Anda bisa langsung mengirimkan jawaban yang sesuai, menghemat waktu sekaligus memberikan respons yang tepat.

Keuntungan Menggunakan Pesan Otomatis WhatsApp Bisnis

Menggunakan pesan otomatis di WhatsApp bisnis dapat memberikan keuntungan besar bagi bisnis dari berbagai sisi. Berikut ini beberapa keuntungan utama yang bisa Anda dapatkan:

• Efisiensi Waktu bagi Pemilik Bisnis

Pesan otomatis membantu bisnis menghemat waktu dengan merespons pertanyaan berulang seperti harga atau informasi produk. Dengan cara ini, tim bisa fokus pada tugas penting lainnya, sehingga meningkatkan produktivitas, seperti yang dialami 49% perusahaan yang menggunakan otomasi pemasaran.

• Meningkatkan Keterlibatan dan Kepuasan Pelanggan

Dengan WhatsApp yang memiliki keterlibatan lima kali lebih tinggi dibandingkan email, pesan otomatis memungkinkan respons cepat dan relevan, meningkatkan interaksi dan kepercayaan pelanggan, serta pada akhirnya dapat meningkatkan kepuasan mereka.

• Memberikan Kesan Profesional dan Responsif

Pesan otomatis membuat bisnis terlihat aktif 24 jam, bahkan saat hari libur, sehingga pelanggan merasa selalu dilayani dengan cepat dan profesional. Hasilnya, perusahaan dapat memiliki reputasi bisnis sebagai entitas responsif dan terpercaya.

Bagaimana Cara Mengaktifkan Pesan Otomatis di WhatsApp Bisnis?

Setelah Anda mengetahui manfaat yang akan didapatkan dengan menggunakan pesan otomatis WhatsApp bisnis, kami akan membantu Anda dalam mengaktifkan pesan otomatis. Untuk mengaktifkannya, Anda dapat mengikuti langkah-langkah sederhana berikut:

1. Buka aplikasi WhatsApp bisnis dan klik ikon tiga titik vertikal di pojok kanan atas.
2. Pilih Pengaturan (Settings), lalu masuk ke Pengaturan Bisnis.
3. Pilih Pesan Otomatis atau Tanggapan Cepat dan pilih jenis pesan otomatis yang ingin Anda atur: pesan sambutan, balasan cepat, atau pesan di luar jam kerja.
4. Tulis pesan yang sesuai untuk pelanggan, baik itu untuk menyambut mereka, menjawab pertanyaan umum, atau memberi tahu saat Anda tidak tersedia.
5. Pilih jadwal pengiriman pesan otomatis, seperti selalu aktif, di luar jam kerja, atau pada waktu tertentu.
6. Tentukan siapa yang akan menerima pesan otomatis tersebut, apakah semua orang, hanya kontak tertentu, atau pelanggan pilihan. 
7. Simpan pengaturan dan aktifkan pesan otomatis.

Agar pesan otomatis Anda lebih efektif, pastikan pesannya sesuai dengan kebutuhan bisnis. Contohnya, jika Anda sedang berada di luar jam kerja, Anda bisa menambahkan informasi kapan Anda akan kembali online, atau jika ada pertanyaan umum yang sering ditanyakan, Anda bisa mengarahkannya ke website atau sumber informasi lain.

10 Contoh Pesan Otomatis WhatsApp Bisnis untuk Respon Cepat Pelanggan

Berikut adalah 10 contoh pesan otomatis WhatsApp bisnis yang dapat Anda gunakan untuk berbagai situasi guna merespons pelanggan secara cepat dan efektif.

1. Pesan Salam Otomatis untuk Pengunjung Baru

Pesan ini berfungsi sebagai sambutan hangat untuk pelanggan yang baru pertama kali menghubungi bisnis Anda. Ini adalah cara efektif untuk memulai percakapan.

Contoh:
“Halo, terima kasih telah menghubungi [nama bisnis]. Ada yang bisa kami bantu?”

2. Pesan Otomatis Konfirmasi Pesanan

Setelah pelanggan melakukan pembelian, konfirmasi pesanan otomatis membantu meyakinkan mereka bahwa pesanan sedang diproses dengan baik.

Contoh:
“Terima kasih atas pesanan Anda. Kami akan segera memproses pesanan Anda.”

3. Pesan di Luar Jam Kerja

Pesan ini penting untuk memberi tahu pelanggan bahwa Anda akan membalas pesan mereka pada jam kerja.

Contoh:
“Terima kasih atas pesan Anda. Kami akan membalas pada jam kerja kami, yaitu Senin hingga Jumat, pukul 09:00 -17:00.”

4. Pesan Respon Cepat untuk Pertanyaan Umum

Untuk pertanyaan yang sering muncul, seperti harga atau produk, Anda bisa mengarahkan pelanggan ke sumber informasi yang tepat, seperti katalog atau website.

Contoh:
“Terima kasih telah menghubungi kami melalui WhatsApp. Kami akan segera membalas pesan Anda. Sementara itu, Anda bisa melihat halaman FAQ kami di sini [link].”

5. Pesan untuk Menyampaikan Ketersediaan Stok

Saat produk tersedia, Anda bisa segera memberitahu pelanggan, yang mungkin sedang menunggu untuk kembali.

Contoh:
“Produk yang Anda pilih saat ini tersedia! Anda bisa memesannya melalui tautan berikut.”

6. Pesan Follow-Up untuk Feedback Pelanggan

Setelah transaksi selesai, penting untuk meminta feedback guna mengetahui kepuasan pelanggan dan meningkatkan layanan.

Contoh:
“Kami ingin mendengar pendapat Anda! Bagaimana pengalaman Anda dengan produk/layanan kami?”

7. Pesan Otomatis untuk Layanan Pelanggan

Saat menangani keluhan atau masalah teknis, pesan otomatis ini bisa memberi tahu pelanggan bahwa tim Anda sedang menindaklanjuti masalah tersebut.

Contoh:
“Kami telah menerima permintaan Anda dan sedang mencari solusi terbaik. Proses ini mungkin memerlukan waktu hingga [perkiraan waktu], namun kami akan berusaha memberikan tanggapan secepat mungkin.”

8. Pesan Pemberitahuan Pengiriman

Untuk memastikan pelanggan tetap mengetahui status pesanan mereka, Anda bisa mengirim pesan otomatis begitu produk dalam proses pengiriman.

Contoh:
“Pesanan Anda sedang dalam pengiriman! Cek status pengiriman di [link].”

9. Pesan Otomatis untuk Promo atau Diskon Khusus

Berikan pelanggan informasi tentang promo khusus atau diskon untuk meningkatkan penjualan dan loyalitas mereka.

Contoh:
“Selamat! Anda mendapatkan diskon 10% untuk pembelian berikutnya. Gunakan kode: [voucher diskon].”

10. Pesan Terima Kasih Setelah Transaksi

Mengirim pesan terima kasih setelah pelanggan berbelanja tidak hanya sopan, tetapi juga membangun hubungan yang lebih erat dengan pelanggan.

Contoh:
“Terima kasih telah berbelanja di [nama bisnis]! Kami harap Anda puas dengan pembelian Anda.”

Tips Menyusun Pesan Otomatis yang Efektif

Agar pesan otomatis yang Anda sampaikan dapat efektif dan tetap terlihat natural, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Berikut beberapa tips yang dapat Anda terapkan:

• Buat Pesan Sederhana dan Jelas

Saat menyusun pesan otomatis, pastikan isi pesan sederhana dan langsung ke poin utama. Hindari memuat terlalu banyak informasi yang bisa membuat pelanggan bingung atau jenuh. Selain itu, susunlah pesan dengan kata-kata yang ramah, agar pesan terasal alami dan Anda dapat menjaga komunikasi tetap hangat.

• Personalisasi Sesuai Kebutuhan Pelanggan

Pesan yang dipersonalisasi akan membuat pelanggan merasa lebih diperhatikan. Selain menggunakan nama pelanggan, Anda juga bisa menyertakan detail pembelian atau kebutuhan spesifik mereka. Personalisasi semacam ini dapat meningkatkan kualitas interaksi dengan para pelanggan.

• Berikan Opsi untuk Tindakan Lebih Lanjut

Jangan lupa untuk menyertakan opsi tindakan dalam pesan otomatis Anda. Misalnya, Anda bisa menambahkan tautan ke halaman FAQ atau menyarankan pelanggan untuk menghubungi layanan pelanggan melalui nomor yang telah disediakan. 

• Jadwalkan Pemeliharaan Rutin

Pesan otomatis akan berjalan terus sesuai dengan kondisi yang telah diatur. Namun, penting bagi Anda untuk menjadwalkan waktu untuk memeriksa dan memperbarui pesan tersebut secara berkala. Dengan begitu, Anda bisa memastikan pesan yang dikirim masih relevan dan sesuai dengan kondisi terbaru bisnis Anda.

Kapan Harus Menggunakan Pesan Otomatis di WhatsApp Bisnis?

Memahami waktu yang tepat untuk mengaktifkan pesan otomatis akan meningkatkan efisiensi layanan pelanggan sekaligus menjaga kepuasan mereka. Berikut ini beberapa situasi di mana auto reply dapat sangat bermanfaat.

• Di Luar Jam Kerja

Saat bisnis Anda tutup, alih-alih membiarkan mereka menunggu tanpa jawaban, pesan otomatis bisa memberi tahu mereka bahwa Anda akan merespons pada jam kerja. Pesan seperti ini tidak hanya mengelola ekspektasi pelanggan, tetapi juga memberikan kesan profesional dan terorganisir.

• Pada Hari Libur

Selain di luar jam kerja, menggunakan pesan otomatis pada hari libur nasional atau libur akhir pekan juga penting, terutama jika bisnis Anda tidak beroperasi selama periode tersebut. Dengan memberikan informasi ini secara otomatis, pelanggan akan memahami kapan mereka bisa mendapatkan respons. 

• Saat Ada Lonjakan Pesan

Terkadang, bisnis bisa menghadapi lonjakan pesan yang sulit ditangani secara manual. Hal ini bisa terjadi saat ada kampanye promosi besar, diskon musiman, atau saat bisnis Anda mendapatkan banyak perhatian mendadak. Dalam situasi ini, auto reply akan sangat efektif untuk memberi tahu pelanggan bahwa pesan mereka telah diterima dan akan segera ditindaklanjuti.

• Saat Menangani Pertanyaan Umum

Pesan otomatis juga dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan yang sering diajukan (FAQ). Misalnya, jika pelanggan sering bertanya tentang harga produk atau informasi pengiriman, Anda bisa menyusun pesan otomatis yang mengarahkan mereka ke informasi tersebut.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari dalam Menggunakan Pesan Otomatis WhatsApp Bisnis

Untuk menghindari kesan kurang baik bagi pelanggan, berikut beberapa kesalahan umum yang perlu Anda hindari agar tidak mengurangi kualitas interaksi dengan pelanggan:

• Pesan yang Terlalu Formal atau Kaku

Pesan yang terlalu formal atau kaku dapat membuat komunikasi terasa dingin dan tidak personal. Meskipun profesionalisme penting, pesan yang terdengar seperti robot dapat mengurangi kedekatan dengan pelanggan. Sebaiknya, gunakan bahasa yang ramah dan akrab, namun tetap sopan, agar pelanggan merasa nyaman dan dihargai.

• Tidak Memperbarui Pesan Otomatis Sesuai Situasi Bisnis

Sering kali, bisnis lupa memperbarui pesan sesuai dengan perubahan operasional atau situasi yang sedang dihadapi. Misalnya, jika bisnis Anda memiliki perubahan jam operasional, sesuaikan pesan agar pelanggan mendapatkan informasi yang akurat. Gunakan contoh pesan otomatis WhatsApp bisnis yang kami berikan sebelumnya untuk menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

• Terlalu Banyak Menggunakan Pesan Otomatis Tanpa Interaksi Manusia

Mengandalkan terlalu banyak pesan otomatis tanpa adanya interaksi manusia dapat membuat pelanggan merasa tidak dilayani secara personal. Meskipun pesan otomatis dapat membantu merespons cepat, penting bagi Anda dapat menyeimbangkannya dengan tanggapan langsung dari tim Anda.

Bagaimana Pesan Otomatis Memengaruhi Kepuasan Pelanggan?

Jika digunakan dengan baik, pesan ini dapat membentuk pengalaman pelanggan secara keseluruhan. Bagaimana itu dapat terjadi? Berikut penjelasannya.

• Kecepatan Respon dan Pengaruhnya terhadap Loyalitas Pelanggan

Salah satu alasan utama pelanggan merasa puas adalah karena mereka mendapatkan respon cepat. Pesan otomatis memungkinkan Anda merespons dalam hitungan detik, yang menciptakan kesan bahwa bisnis Anda selalu siap melayani. Hasilnya, respon cepat ini dapat meningkatkan loyalitas para pelanggan.

• Kesan Profesional dan Terpercaya dengan Pesan Otomatis

Pesan otomatis yang dirancang dengan baik juga dapat meningkatkan kesan profesionalisme dan kepercayaan pelanggan terhadap bisnis Anda. Dengan mengatur pesan otomatis yang informatif dan responsif, pelanggan akan merasa bahwa bisnis Anda terorganisir dan siap menjawab kebutuhan mereka kapan saja. 

• Mencegah Frustasi Pelanggan karena Tidak Mendapatkan Jawaban

Tidak ada yang lebih membuat frustasi pelanggan daripada menunggu tanpa kepastian. Dengan pesan otomatis, Anda dapat mencegah hal ini terjadi. Pesan yang segera mengonfirmasi bahwa permintaan pelanggan telah diterima akan memberikan ketenangan bagi pelanggan.

Mulailah Komunikasi yang Efektif dengan Pesan Otomatis WhatsApp

Pesan otomatis merupakan langkah strategis yang tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga dapat memperkuat hubungan dengan pelanggan. Lebih dari sekadar efisiensi, pesan yang tepat dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan mendorong loyalitas jangka panjang. 

Untuk itu, mulailah menerapkan contoh pesan otomatis WhatsApp bisnis yang telah kami bagikan sebelumnya agar komunikasi bisnis Anda tetap lancar dan efektif. Namun, jika Anda merasa perlu panduan lebih lanjut dalam merancang strategi komunikasi yang lebih komprehensif, NAS Consulting & Research siap membantu.

Kami menyediakan layananan management consulting, market research, dan organizational learning yang dirancang untuk membantu bisnis Anda tubuh dan mencapai keunggulan operasional. Konsultasi sekarang dan dapatkan dukungan strategi yang berkelanjutan.